Datum: 24/09/2021

Viva Connections brengt jouw bestaande SharePoint intranet naar MS Teams. In het verleden werd het intranet dikwijls beschouwd als de startplaats van jouw werkdag. Een bezoek aan het bedrijfsintranet geeft u een overzicht van de verschillende nieuws topics en geeft u ook meteen de optie door te schakelen naar interne of externe applicatie. Met de komst van Microsoft Teams zagen we daar een zeker shift in komen. Gebruikers beginnen meer en meer comfortabel te worden met de features van Teams. Dit wordt dan ook meer het centrale punt van communicatie.

Viva connections gaat deze interne communicatie enkel maar versterken. Door het toevoegen van de Viva connections tab kan jouw geselecteerd intranet worden weergegeven binnen jouw Teams omgeving. Deze weergave is compatibel voor jouw desktop en jouw mobiele apparaten. Dit zorgt ervoor dat MS Teams het centrale punt van communicatie kan blijven maar je ook de voordelen van een SharePoint intranet kan brengen.

Viva Connections is gratis te gebruiken met een bestaande Microsoft 365 en SharePoint licenties. Elke gebruiker die ook een SharePoint licentie heeft zal gebruik kunnen maken van deze feature binnen MS Teams.

We zetten ook de overige 3 tools van Microsoft Viva graag nog even op een rijtje.

Met Viva Insights wil Microsoft de focus leggen op de medewerker binnen jouw organisatie. Aan de hand van een aantal mooie features wil Microsoft ervoor zorgen dat hij zich optimaal voelt en de werkdag op een juiste manier aanpakt. Uit onze ervaring weten we dat het welzijn van medewerkers enorm belangrijk is en dat er hier in het verleden nog te weinig aandacht aan werd gegeven. Nu de meeste mensen ook thuiswerken is het belangrijk een juiste werkbalans te creëren zodat stress en druk op een juiste manier worden aangepakt.

Viva Insights is beschikbaar vanuit een applicatie binnen MS Teams en is een mix van twee bestaande applicaties nl. Microsoft Workplace Analytics en Microsoft MyAnalytics. Deze tool maakt het mogelijk om een aantal belangrijke acties uit te voeren:

• Inplannen van belangrijke pauzes
• Zelfreflectie aan de hand van reguliere check-ins
• Mindfulness oefeningen via het gekende headspace platform
• Het opvolgen van jouw persoonlijke taken
• Het opvolgen van jouw connecties
• Het inplannen van focus momenten doorheen een dag vol meetings en mails
• …

Uiteraard zijn deze persoonlijke inzichten belangrijk voor de medewerker zelf, maar het is ook essentieel dat deze kunnen opgevolgd worden door de team- en bedrijfsleiders. Viva Insights voorziet de nodige statistieken en rapporten zodat ook zij een overzicht van hun team of medewerkers kunnen raadplegen en dit op een volledig anonieme manier. Dit zorgt ervoor dat bepaalde burn-out momenten snel kunnen worden gespot en aangepakt.

We krijgen ook informatie hoe medewerkers om gaan met hun tijd. We hebben de mogelijkheid om na te gaan hoeveel tijd er buiten de werkuren wordt besteed en hoeveel tijd we gemiddeld besteden aan meetings. Dit zijn belangrijke statistieken die een manager nodig heeft om zijn team in de juiste richting te sturen en de aanpak te tweaken waar nodig.

Viva Insights is gratis te gebruiken met een bestaande Microsoft 365 licenties. We zijn er vrij zeker van dat eventuele premium features in de toekomst wel een licentie zullen vereisten.

Binnen Microsoft Viva Topics kunnen we informatie over verschillende topics of tags op 1 pagina gaan samenbrengen. De tool gebruikt achterliggend een AI module die de nood aan deze tags of topics zelf kan opsporen. Indien er bijvoorbeeld veel gepraat wordt binnen Office 365 rond een topic zoals “veiligheid” zal de AI dit topic ook voorstellen en de verschillende informatiebronnen samenbrengen.

Microsoft Viva Topics is een meer volwassen versie van Project Cortex met de business case gericht op Microsoft Teams in plaats van SharePoint Online. Binnen Viva Topics wordt er gebruik gemaakt van een AI die gebruik maakt van de wel gekende Graph API. Deze AI gaat aan de slag met alle content die momenteel beschikbaar is binnen jouw Office 365 omgeving. We denken hier bijvoorbeeld aan:

• SharePoint sites, pagina’s en documenten
• Teams threads en documenten
• Email berichten binnen exchange (inhoud wordt niet getoond)
• …

De AI zal helpen bij het organiseren en structureren van kennis en content in de hele organisatie. Dit soort van informatie zal automatisch of manueel kunnen worden gelabeld. De oplossing zelf moet werknemers helpen om informatie sneller te vinden rond of in verband met gedefinieerde topics. Binnen het dedicated topics center kunnen we als administrator deze topics gaan goedkeuren en publiceren zodat ze ook kunnen gebruikt worden binnen jouw omgeving.

Met Viva Topics kunnen we sneller specifieke kennis opzoeken binnen de omgeving en kunnen ideeën en kennis worden hergebruikt. Het komt namelijk veel voor dat bepaalde teams of werknemers al in aanraking zijn gekomen met een bepaald topic. Door hier meer structuur in te brengen wordt al deze data toegankelijker voor iedereen en moet het wiel niet 2 keer worden heruitgevonden.

Viva Topics wordt beschouwd als premium tool binnen het Viva platform. Hiervoor wordt een licentie kost van 4,20€ per gebruiker per maand gerekend. Opgelet: Je kan hier ook gebruik maken van een trial versie van 30 dagen voor 25 gebruikers. Maar zoals eerder vermeld krijg je steeds beter topic resultaten naarmate de AI-tool draait op jouw omgeving. Het kan dus zijn dat 30 dagen misschien niet genoeg zal zijn om een juiste beslissing te maken.*

Viva Learning is in wezen een app voor het samenvoegen van opleidingen die in Microsoft Teams verschijnen. Wanneer een Microsoft Teams gebruiker de Viva Learning-app opent, zal hij een aantal cursussen te zien krijgen die voor hem zijn samengesteld. De cursussen die hij te zien krijgt zijn relevant voor zijn functie, vaardigheden en ervaring. De gebruiker zal opleidingen kunnen volgen van verschillende content providers (bv LinkedIn, Microsoft Learning, …) en opleidingssystemen die allemaal worden samengebracht in de Viva Learning app.

Viva Learning is geen Learning Management System (LMS) en het is ook geen contextueel leersysteem. Als u opleidingen wilt toewijzen aan uw werknemers heeft u nog steeds een systeem nodig hiervoor. De opdrachten kunnen verschijnen in Viva Learning als u die integratie heeft geconfigureerd met uw LMS, maar dat is het dan ook. Behalve dat de opdrachten verschijnen in Viva Learning, is er momenteel geen verdere integratie gepland. U zou nog steeds door het LMS moeten gaan om de voortgang te controleren en andere diepgaande analyses te doen.

Het is ook belangrijk te weten dat Viva Learning enkel beschikbaar is via Microsoft Teams. Dit wil zeggen dat de learning ervaring niet vanuit andere Microsoft 365 applicaties zoals OneDrive of SharePoint beschikbaar zal zijn.

Momenteel weten we dat de learning applicatie ongeveer 4$ per gebruiker zal kosten. Het is ook belangrijk dat de gebruikers ook de juiste licentie hebben voor het gebruik van Microsoft Teams.*

* De licentie prijzen en licentie informatie zijn onderhevig aan aanpassingen van Microsoft. De opgegeven informatie is louter informatief.

Contacteer ons voor een eerste verkennend gesprek en uw eerste stappen naar Microsoft Viva.