+32 (0)3 871 99 54
Veldkant 37, Kontich
info@ventigrate.be

Nieuw klantenportaal bij SomatiFIE helpt klanten én medewerkers

De voordelen

  • Centrale opslag van alle documenten
  • Alle documenten raadpleegbaar op de portaalsite
  • Integratie met de field service applicatie en het ERP-systeem Microsoft NAV
  • Klantenportaal in Microsoft Azure met een centrale SQL Server databank
  • Aanpassingen in portaal automatisch doorgevoerd in ERP-systeem

Als specialist in brandbeveiliging is Somati FIE onderhevig aan allerlei wetgevingen, wat heel wat documenten met zich meebrengt. Om al die informatie op een efficiënte manier met de klanten te kunnen delen, was het bedrijf op zoek naar een nieuwe portaalsite die alle documenten ter beschikking stelt aan de klant en die eveneens de binnendienst ontzorgt. De zoektocht naar een geschikte partner eindigde bij Ventigrate, die kon overtuigen dankzij hun ervaring en een efficiënte agile-aanpak.

Minder administratie voor klanten én medewerkers

Somati FIE onderhoudt voornamelijk interventiema- teriaal, zoals brandblusapparaten, brandhaspels, noodverlichting etc. Die toestellen krijgen allemaal een barcode die wordt gescand door de technici. Deze informatie is nu beschikbaar op het portaal; klanten kunnen dus het onderhoud van elk toestel minutieus opvolgen. Met het nieuwe portaal komt het bedrijf ook tegemoet aan de stijgende vraag van klanten om documenten zoals attesten, werkbonnen en facturen te kunnen raadplegen via een online platform.

De klant kan ook zelf bepaalde gegevens, zoals contactpersoon en adres aanpassen. Steve Lonbois: “Op die manier blijft ook ons klantenbestand up-to- date. Door onze klanten sneller door te verwijzen naar een betrouwbaar platform, ontzorgen we ook onze binnendienstmedewerkers.” Die medewerkers dienen nu minder te communiceren via mails en kunnen klanten altijd doorverwijzen naar het portaal waar zij alle beschikbare documenten terugvinden. “Bovendien is het platform voor onze klanten een kennismaking met ons uitgebreid pakket aan dien- sten”, zegt Steve Lonbois.

Goed voorbereid is beter begonnen

Vooraleer Somati FIE belangrijke knopen doorhakte, voerde het bedrijf een studie uit bij medewerkers
en klanten. “Om te zoeken naar de juiste partner, hebben we eerst onderzocht wat beide doelgroepen precies verwachten van een klantenportaal” zegt Johan Huygh, Digitalisation Analist Coordinator. “Op die manier hebben we de juiste specificaties voor het portaal kunnen vastleggen.”

Voor het bedrijf was het belangrijk dat het portaal integreerde met de twee bestaande databanken: de field service applicatie en het ERP-systeem Microsoft NAV. Johan Huygh legt uit: “Na grondig onderzoek bleek dat een standaardpakket niet de beste oplossing was, omdat de gewenste oplos- sing zeer specifiek was en we niet wilden inboeten op snelheid en gebruiksvriendelijkheid. We gingen dus op zoek naar een partner die onze wensen kon vertalen naar een software op maat van ons bedrijf.”

Technisch hoogstandje in de cloud

“De technische oplossing die Ventigrate bij ons geïn- stalleerd heeft, bestaat uit een klantenportaal in Microsoft Azure met een centrale SQL Server data- bank”, vervolgt Johan Huygh. “Die databank wordt gevoed door onze Navision on premise en onze field service-omgeving.”

Ventigrate zorgt dat alle gegevens samenkomen
in die centrale databank. Klanten van Somati FIE zijn nu ook in staat om bepaalde gegevens, zoals adressen, aan te passen. Die aanpassingen worden ook doorgegeven aan het ERP-systeem, dat zo ook steeds up-to-date blijft.”

Agile voor sneller resultaat

Waarom Ventigrate? Voor Johan Huygh was vooral de technische expertise en de agile aanpak een meerwaarde: “We voelden tijdens de bevraging bij klanten en bij de binnendienst dat we nog niet 100 % zeker waren van wat we precies nodig hadden. Door de agile aanpak van onze partner konden heel kort op de bal spelen en stap voor stap tot het gewenste resultaat komen.”

“Aan de hand van tweewekelijkse sprints met de experts van Ventigrate konden we zo het klantenpor- taal bouwen dat we voor ogen hadden. In de nabije toekomst willen we het gebruik van papieren docu- menten volledig verbannen. Dan kan alleen maar dankzij ons nieuwe portaal”, besluit Steve Lonbois

Steve Lonbois - Business Development Manager

“Aan de hand van tweewekelijkse sprints met de experts van Ventigrate konden we het klantenportaal bouwen dat we voor ogen hadden.”

“Ons vorige klantenportaal voldeed niet langer aan onze noden. We wilden beter kunnen communiceren met onze klanten en alle informatie, zoals keurings- documenten en attesten, op een centrale plaats beschikbaar stellen”, zegt Steve Lonbois, Business Development Manager bij Somati FIE. “Vroeger werden die documenten vaak via mail of via de post bezorgd, maar dat bracht heel wat administratie met zich mee. Daarom kozen we voor een nieuwe en betrouwbare portaalsite.”