Sinds de overname van Pauwels Sauzen in 2011 zijn er op informatica gebied grote stappen uitgevoerd. Heel wat bedrijfsprocessen werden nog uitgevoerd en opgevolgd op papier, via email verkeer en excel sheets. Samen met Ventigrate ging Pauwels Sauzen opzoek naar een oplossing die schaalbaar was voor toekomstige projecten.
Als basis platform kozen we voor SharePoint 2013. Dit was voor Pauwels en kleine stap omdat ze hier in het verleden ook mee in aanraking zijn gekomen. Op basis van deze keuze was het voor de hand liggend de processen verder te automatiseren met de out of the box SharePoint functionaliteiten en de hulp van Nintex Workflow 2013.
Ventigrate heeft op basis van een aantal workshops een feilloze functionele analyse kunnen bekomen die technisch kon vertaald worden naar een oplossing op SharePoint. Als eerste project werd er gekozen voor het “Business Unit Innovation Team Process” of kortweg BUIT. Aan de hand van dit eerste grote project kon Pauwels zich een beter beeld vormen voor toekomstige automatisaties op SharePoint.
Het BUIT process zorgt ervoor dat nieuwe concepten binnen Pauwels Sauzen kunnen worden uitgewerkt en opgevolgd. Aan de hand van een centrale site collectie binnen SharePoint en overkoepelende workflow heeft Ventigrate een BUIT portaal opgezet. Dit portaal zorgt ervoor dat zowel foutmarge als performantie en snelheid een heel stuk wordt verhoogd. Algemene data wordt bijgehouden in centrale SharePoint lijsten die zowel in de formulieren als in de workflows kunnen worden hergebruikt.
Per concept of project maakt de workflow een nieuwe project site aan waarin documenten, taken en kalenders worden gelinkt. Aan de hand van een rapportage formulier heeft Ventigrate ervoor gezorgd dat de belangrijkste rapporten op een gebruiksvriendelijke manier kunnen worden weergegeven. De structuur van deze rapporten kunnen aan de hand van een SharePoint configuratie lijst dynamisch worden aangepast.
In de laatste fase van het project werd er een opleidingstraject voorzien. Dit traject zorgt ervoor dat de gebruikers op een soepele manier kunnen overstappen van het oude excel principe naar de nieuwe innovatie SharePoint BUIT Portaal.
