Bij Denys, aannemer van complexe bouwprojecten en infrastructuurwerken, stapte de aankoopdienst over van papierwerk en manuele procedures naar compleet geautomatiseerde processen voor de goedkeuring, ondertekening, verzending en archivering van bestellingen.
Daardoor verlopen die veel eenvoudiger en sneller voor de medewerkers van de besteldienst en de mensen die de bestellingen moeten goedkeuren. Denys deed voor dit project een beroep op de expertise van Ventigrate, dat Nintex Workflow for SharePoint installeerde.
DENYS VERSNELT AANKOOPPROCESSEN DOOR AUTOMATISERING MET NINTEX WORKFLOW FOR SHAREPOINT
“Vroeger werkte onze aankoopdienst – een zestal mensen – nog met bestellingen op papier”, vertelt Christian Degroote, IT-verantwoordelijke bij Denys.
“Daar kwamen allerlei manuele processen bij kijken: de bestellingen werden afgedrukt en gingen rond op het bureau om ze te laten ondertekenen door verschillende verantwoordelijken. Aangezien
die niet altijd op kantoor zijn, kon het gemakkelijk een tot meerdere weken duren voor de bestellingen effectief werden verstuurd.”
De voordelen
- Eenvoudiger voor medewerkers
- Snellere goedkeuring bestellingen
- Efficëntere bestellingen onderaannemers
- 6.000 bestellingen per jaar zonder papiermolen
- Geautomatiseerde goedkeuringsflow
- Handtekeningen gedigitaliseerd voor tijdwinst
- Digitaal archief voor bestellingen en documenten
Denys nv is ervaren in complexe bouwprojecten en infrastructuurwerken op het vlak van water, energie, mobiliteit, bouwkunde, restauratie en meer. Op tien jaar tijd is Denys uitgegroeid tot een internationale groep met meer dan 2.500 medewerkers.
Zie www.denys.com voor meer info.
6.000 bestellingen per jaar
Denys werkt vaak met grote budgetten. De omvang van de bestellingen varieert dan ook van kleinere bedragen tot honderdduizenden euro’s. Op die manier gaan er bij Denys elk jaar zo’n 6.000 bestellingen de deur uit. “Vroeger circuleerde er dus ook 6.000 keer per jaar een papieren document op kantoor”, aldus Christian Degroote.
“Nog complexer en meer tijdrovend waren de bestellingen voor onze onderaannemers: dan kleefden er vaak post-its op het document met opmerkingen en aanpassingen, waarna het aangepaste document opnieuw rond moest gaan. Heel inefficiënt dus.” Dat moest absoluut beter en sneller, vonden ze bij Denys. “We wilden vooral efficiënter werken, tijd winnen en papieren documenten vermijden”, bevestigt Christian Degroote.
Nintex: extra mogelijkheden bij SharePoint
Denys besliste om te gaan werken met Nintex Workflow for SharePoint. “We werkten al met SharePoint maar de standaardmogelijkheden volstonden niet voor ons”, legt Christian Degroote uit. “Nintex bood de nodige functionaliteiten en is bovendien relatief laagdrempelig om zelf mee aan de slag te gaan. Toen we op zoek gingen naar een partner vonden we Ventigrate vermeld op de site van Nintex. We hebben hen vergeleken met een paar andere kandidaten maar hun voorstel heeft ons overtuigd. Ze hadden ook al ervaring met de software, wat extra vertrouwen gaf.”
“We wilden vooral efficiënter werken, tijd winnen en papieren documenten vermijden”
Christian Degroote
IT-verantwoordelijke Denys
Projectverloop
Het project verliep bijzonder vlot, Denys heeft er actief aan meegewerkt. Dat maakte de communicatie snel en eenvoudig. Bovendien konden de mensen van Ventigrate zorgen voor kennisoverdracht.
Denys schreef zelf een concept uit dat door Ventigrate werd omgevormd tot een ontwerp. Daarna zorgde Ventigrate voor de analyse en de complete uitwerking.
De software draait volledig on-premise omdat de applicatie informatie haalt uit de lokale Oracle database en uit SharePoint, dat ook nog lokaal draait bij Denys.
Intensief overleg tussen business en IT
Denys schreef zelf een concept uit dat door Ventigrate werd omgevormd tot een ontwerp. Daarna zorgde Ventigrate voor de analyse en de complete uitwerking. Bij een workflow komen heel
wat logicaregels kijken waarvoor Ventigrate intensief overlegde met de businessmensen van Denys.
Daarna kwamen de specialisten van Ventigrate de toepassing bij Denys ter plaatse installeren. De software draait volledig on-premise omdat de applicatie informatie haalt uit de lokale Oracle database en uit SharePoint, dat ook nog lokaal draait bij Denys.
Geautomatiseerde goedkeuringsflow
Christian Degroote: “De opmaak van de bestelling gebeurt in ons ERP-systeem dat een Worddocument aanmaakt. De aankoper laadt dat document op naar SharePoint. Als een bestelling door iedereen is goedgekeurd, wordt het omgezet naar pdf. Op basis van bepaalde eigenschappen zoals de leverancier, de eventuele onderaannemer, het soort order en het bedrag, volgt het document een vooraf in Nintex vastgelegde goedkeuringsflow.
Er gaan dan automatische berichten naar de mensen die hun goedkeuring moeten geven. Dat is heel eenvoudig en gebruiksvriendelijk. In het systeem zitten een aantal rollen zoals de aanvrager, de projectleider, het afdelingshoofd, de algemeen directeur en de CEO. Zij krijgen een mailtje met een link waarop ze kunnen doorklikken naar SharePoint waar ze akkoord kunnen geven, de bestelling weigeren of opmerkingen toevoegen.
"Efficiëntie was de belangrijkste drijfveer voor dit project, maar de besparing op papier en toner is ook mooi meegenomen" - Christian Degroote
We werken met gescande handtekeningen die we vooraf hebben verzameld – in totaal van een honderdtal mensen. In de e-mail zitten ook nog andere links, bijvoorbeeld naar het volledige projectdossier zodat de goedkeurder alle offertes kan zien die erbij horen. Vroeger moesten we ook die allemaal afdrukken. Aangezien we dat nu vermijden, besparen we niet alleen zeer veel tijd maar ook veel papier en inkt. Een grotere efficiëntie was onze belangrijkste drijfveer voor dit project, maar die besparing is ook mooi meegenomen.
Ook de archivering van bestellingen in SharePoint verloopt nu veel efficiënter. Aangezien we vroeger nog bestellingen op papier hadden, moesten we die eerst inscannen om ze digitaal te kunnen klasseren. Dat hoeven we nu niet langer te doen – alles verloopt digitaal en automatisch.”
Digitale bibliotheek met bijlages
Bij een bestelling horen vaak bijlages zoals de algemene voorwaarden of een routebeschrijving. Die zitten nu allemaal bewaard in SharePoint, in een soort digitale bibliotheek met standaardbijlages.
Afhankelijk van de firma binnen de groep Denys of op basis van het soort project, voegt Nintex automatisch de juiste bijlages toe aan de bestelling. De aankoper hoeft dus niets op te zoeken.“Het project
is heel vlot verlopen”, zegt Christian Degroote. “We hebben er zelf actief aan meegewerkt. Dat maakte de communicatie snel en eenvoudig. Bovendien konden de mensen van Ventigrate zorgen voor een zekere kennisoverdracht. Het maatwerk in Nintex – zoals het omzetten van Word naar pdf en de integratie van onze handtekeningen – is iets voor de specialisten van Ventigrate, maar de meer eenvoudige processen of aanpassingen kunnen we nu zelf
aanpakken.”