Colruyt Group is begin 2016 begonnen met de uitrol van SharePoint (2013). De focus van deze uitrol lag op de documenten waarop werd samengewerkt. Publicatiedocumenten & archiefdocumentatie werden aanzien als out-of-scope. Deze uitrol was verplicht voor iedereen. Het uitrol project ging directie per directie uitrollen met een persoonlijke aanpak per team. Per directie werden ook enkele kerngebruikers opgeleid die na het project een blijvende rol hadden als eerste aanspreekpunt voor SharePoint binnen deze directie.

Per team werd een traject uitgestippeld met volgende stappen: Training, opkuis, inrichting, migratie & evaluatie.

Het was onze rol om de verschillende kerngebruikers te begeleiden & op te leiden zodat deze de verschillende team kon begeleiden. In de praktijk betekende dit dat we ook de verschillende teams mee gingen begeleiden zodat de kerngebruiker kon leren van onze manier van werken.

Een groot deel van de begeleiding ging naar het organiseren van workshops om te kijken hoe het team hun site ging inrichten. Hier werd gestart van de documenten die ze op dit moment op hun fileshare hadden (en dewelke in scope waren) om deze op een logische manier in te delen in SharePoint. Hier werd de nadruk gelegd op het gebruik van metadata ipv folders. Dit was namelijk 1 van de meerwaardes waar de Colruyt Group op wou focussen.

Aangezien niet iedereen in het uitrol team evenveel kennis had van SharePoint hadden we ook een coachende rol naar onze directe collega’s toe.

Buiten deze begeleidende rol hebben we ook meegeholpen aan het verbeteren van de maturiteit van de SharePoint omgeving. Deze liet bij de start van het project wat wensen over. Er was geen sprake van een governance, de opgezette structuur was verouderd & de processen waren allemaal manueel uitgewerkt. Samen hebben we gekeken wat de dringendste zaken waren om aan te pakken & deze zaken zijn dan ook aangepakt. Het geleverde werk hier speelde zich vooral af op functioneel vlak in de vorm van het deelnemen & geven van workshops, het maken van analyses & het uitwerken van nieuwe processen.

Als derde taak is er meegewerkt aan de structurering van het inrichtingsplan. Het inrichtingsplan is een high level weergave die per directie werd opgemaakt bij de start van het uitrol traject van een bepaalde directie. Deze high level weergave legt de samenwerkingsverbanden tussen de verschillende teams bloot & moet een duidelijk beeld geven van welke verschillende sites er moeten aangemaakt worden binnen deze directie. Omdat Colruyt Group veel aandacht wou geven aan de uniformiteit van hun SharePoint omgeving was het belangrijk dat de wederkerende elementen binnen een directie op dezelfde manier werden aangepakt. Door deze op het inrichtingsplan te inventariseren wordt dit mogelijk gemaakt. Het opstellen van een inrichtingsplan gebeurde door verschillende gesprekken te voeren met de directeurs/afdelingschefs/business verantwoordelijken. Als deliverable is buiten een groot deel goedgekeurde inrichtingsplannen ook een template opgeleverd. Deze template zorgt ervoor dat in de toekomst een inrichtingsplan veel sneller kan opgemaakt & gevalideerd worden.