MS Ignite: SharePoint update

In de week van 12 oktober stond er in Amerika de Microsoft Ignite beurs geprogrammeerd. Traditie voorziet dat er vele nieuwigheden worden gelanceerd op deze beurs. Vanuit Ventigrate volgen we dit uiteraard op de voet en willen we jullie tijdens de volgende weken een overzicht geven van al dit interessant nieuws. 

In deze blog post gaan we dieper in op de nieuwigheden rond SharePoint. 

Microsoft Lists

Sinds enkele jaren hebben de SharePoint lijsten een nieuw jasje gekregen en zijn ze beter bekend als Microsoft Lists. Omdat deze toch nog veel linken hebben met SharePoint beschouwen we dit nog steeds als een onderdeel van SharePoint. 

De Lookup kolom is een gevestigde waarde binnen SharePoint. Toch was nog niet alle functionaliteit beschikbaar binnen de moderne versie van MS Lists. Buiten dat de kolom nu ook op de moderne manier kan aangemaakt worden is er ook ondersteuning om Ja/Nee kolommen en (meer)keuze kolommen te gebruiken. 
De moderne formattering functionaliteit is ook beschikbaar gemaakt op deze kolom. 

We hadden er een tijdje op moeten wachten maar de kalender view is al even terug in de moderne weergave. Leuk om te zien is dat MS hier ook nog steeds nieuwe updates voor uitbrengt. Op Ignite hebben we mogen kennismaken met de weekweergave alsook de ‘Unscheduled’ view. Deze weergave geeft de mogelijkheid om alle kalender items te zien die nog niet zijn ingepland waarna je deze makkelijk op het juiste tijdslot kan slepen om in te plannen. Leuke update! 

Indien je Microsoft Lists veel on-the-go gebruikt is er goed nieuws. Zowel de Android tablet app als de iOS applicatie krijgen een nieuwe update. Voor de Android tablets gaat dit vooral op het bruikbaar maken van de interface in een groter tablet formaat.  

Een probleem waar we bij klanten wel eens tegenlopen wanneer we een oplossing klaarmaken is dat de automatisatie flows (gemaakt met Power Automate) los staan van de MS Lists die we hiervoor gebruiken. Leuk om te zien is dat we binnenkort deze flows kunnen integreren in de template die we klaarmaken van de nieuwe lijst. 
Wanneer deze lijst dan aangemaakt wordt op een nieuwe locatie zal deze direct ook de Power Automate flows bevatten. 

Als er gebruik gemaakt wordt van de goedkeuringsfunctionaliteit van Power Automate ontbrak er nog een weergave om de status van deze goedkeuring te zien in de lijst zelf. Dit was wel al mogelijk om op te volgen in Power Automate of Microsoft Teams, maar nog niet in Microsoft Lists. Hier komt verandering in met de integratie van deze goedkeuringen binnen Microsoft Lists. 

Security

Voorlopig nog in private preview maar wel leuk dat dit eraan komt: De Restricted Access Control (RAC). 
Toegegeven, de naam zegt niet veel op zich. 
De RAC is een policy dat kan aangezet worden op SharePoint sites die gekoppeld zijn aan een M365 group. Wanneer deze policy actief staat zullen de SharePoint rechten volledig gekopieerd worden op basis van M365 group rechten. 
Bestanden die gedeeld zijn met enkele gebruikers buiten de group zullen dan niet meer toegankelijk zijn voor deze ‘externe’ mensen. Een zeer handig hulpmiddel om op een snelle manier de toegangen terug in orde te krijgen. 

OneDrive for Business zal trouwens ook een RAC policy krijgen. Deze werkt wel iets anders als de RAC op team sites. Met de RAC policy kan men globaal de toegang tot een ODfB site beperken. Beheerders kunnen bijvoorbeeld zeggen dat bestanden enkel met interne mensen kunnen gedeeld worden. Een gebruiker kan dan geen link meer aanmaken/delen met iemand buiten het bedrijf. 

Binnen het security en compliance center op M365 kan je al een tijdje labels aanmaken om zo bepaalde content te beschermen. Zo kan je bijvoorbeeld aangeven dat bepaalde content enkel intern mag gedeeld worden door deze met een label ‘Internal only’ te markeren. 

Binnen deze label functionaliteit zijn er 2 nieuwe functionaliteiten: 

• Voor office bestanden gaat het mogelijk zijn om user-defined permissions (UDP) toe te voegen. Zo kan je een bepaalde label gaan linken aan bepaalde gebruikers om zo meer zaken te gaan mogen doen. 
• Bij het aanmaken van een SharePoint bibliotheek gaat het mogelijk worden om een basis label te selecteren. Alle documenten die aangemaakt worden zullen dan dit label toegepast krijgen zodat je documenten van bij de start al de nodige security regels krijgt opgelegd. 

De lifecycle van een SharePoint site of een Teams ligt in de praktijk meestal hoger dan wat het theoretisch zou moeten. Later dit jaar krijgen de admins extra mogelijkheden om dit te beheren met nieuwe site lifecycle policies. Uiteraard zal de definitieve keuze bij de site owners liggen om te beslissen of een site mag verdwijnen. Onderstaande GIF geeft een goed idee wat we mogen verwachten. 

OneDrive for Business (ODfB)

Theoretisch hoort dit misschien niet onder het SharePoint nieuws, maar ODfB is zo geïntegreerd hiermee dat we het bijna niet meer apart kunnen bekijken. 
En sowieso blijft het wel interessant om het ODfB nieuws te volgen omdat we in het verleden al gezien hebben dat algemene bibliotheek functionaliteiten zich daarna ook een weg vinden naar de ‘gewone’ SharePoint bibliotheken. 

ODfB zal een nieuw startscherm krijgen. Zoals de startpagina van M365 ga je binnenkort ook op een lijst komen van de meest recent gebruikte bestanden. Voor vele gebruikers is dit misschien wat raar omdat ze ondertussen wel gewoon zijn om te navigeren binnen ODfB. Nu, persoonlijk merken we wel dat deze startschermen meer en meer gebruikt worden. Het kan daarom misschien geen slechte evolutie zijn dat ODfB dit ook krijgt.

Om offline verder te werken aan je documenten moet je tegenwoordig gebruik maken van de ODfB sync functionaliteiten. Microsoft brengt daar met ‘Project Nucleus’ hier nu verandering in. Het zou mogelijk zijn om ook via de browser te blijven werken aan je ODfB documenten. Hoe dit in de praktijk gaat werken is ons nog niet volledig duidelijk maar de demo ziet er alvast veelbelovend uit. 

Een kleine feature maar daarom niet minder leuk: Het gaat mogelijk worden om bestanden persoonlijk als favoriet te markeren. Deze gaan dan in verschillende views beter in beeld gebracht worden zodat je nog sneller aan deze documenten kan verder werken. 

Ook binnen de Windows verkenner komt er een betere integratie met ODfB. Wanneer je in een gesynchroniseerde folder zit zal je bovenaan makkelijk de sync status kunnen opvolgen van deze folder. 

Meer informatie over alle nieuwigheden (en meer!) kan je vinden op volgende sites:
What’s new in Security and Management in SharePoint, OneDrive, and Teams
Microsoft Lists announcements
Announcements for files experiences in Microsoft 365