Microsoft To Do
Beschrijving
To Do is één van de nieuwere apps binnen Office 365. Het is gemaakt door het team van Wunderlist, een populair taakbeheerplatform dat in 2015 werd overgenomen door Microsoft. Recent is er een grote update gebeurd aan de To Do-app en heeft Microsoft aangekondigd dat Wunderlist verdwijnt in mei 2020. Er bestaan al een aantal taakbeheer-applicaties in Office 365 gaande van standaard takenlijsten in Outlook en SharePoint tot projectbeheertools zoals Microsoft Planner en Microsoft Project. Microsoft To Do is echter taakbeheer voor eindgebruikers met een focus op persoonlijke taken.
To Do is beschikbaar voor iedereen met een Office 365-licentie, maar ook met een persoonlijke Microsoft-account kan je To Do gebruiken. De werking van To Do is overal hetzelfde: smartphone, tablet, pc. Het maakt niet uit waar je je taken op aanmaakt of beheert, alles wordt gesynchroniseerd zodat het altijd beschikbaar is.
Layout
To Do komt standaard open met 5 verschillende lijsten:
- My Day:
Dit is de plek waar je taken komen waar je vandaag aan wil werken. Je kan eender welke taak toevoegen aan My Day. Het helpt om een overzicht te houden van wat je vandaag wil afwerken. - Important:
Hier komen belangrijke taken die je in de toekomst moet opnemen. Je kan hier een taak toevoegen door te klikken op het ster-icoontje bij een taak. - Planned:
Elke taak met een vervaldatum of een reminder in To Do komt automatisch hier terecht. - Assigned to you:
Elke taak die aan jou toegewezen is zie je hier, dit voor zowel To Do als Planner. Ook taken die niet door jou zijn aangemaakt komen hier. - Tasks:
Taken die in geen enkel van bovenstaande lijsten behoren worden automatisch hier toegevoegd.
Taak aanmaken
Om een taak aan te maken ga je gewoon naar de juiste lijst en voeg je daar de taak toe door gebruik te maken van het + symbool. Dit kan overal behalve in de Assigned to you-lijst. Wanneer je een taak aanmaakt zal initieel enkel de titel gevraagd worden. Als je de taak nadien opent komen er wel meer mogelijkheden zichtbaar.
- Ster:
Als je hierop klikt wordt de taak als belangrijk beschouwd en komt deze in de lijst met belangrijke taken. - Add step:
Hiermee kan je subtaken toevoegen aan je taak. Dit kan vooral interessant zijn om de vooruitgang van een bepaalde taak op te volgen. Je kan hier enkel tekst toevoegen waardoor het best als een checklist binnen een taak bekeken kan worden. - Add to My Day:
Als je hier op klikt komt deze taak op je dagplanning terecht. - Remind me:
Hiermee kan je een reminder voor de taak instellen. Dit is niet hetzelfde als de vervaldatum. Je kan hier kiezen voor een vooraf gedefinieerde datum (later vandaag, morgen of volgende week) of je kan zelf een datum bepalen. - Add due date:
Dit is de datum waartegen de taak afgerond moet worden. Taken met een vervaldatum komen automatisch in de planned-lijst. Het is echter niet omdat je een due date hebt ingesteld dat je automatisch een reminder hiervan krijgt! - Repeat:
Hier kan je je taak herhaalbaar maken (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks). Je kan hier ook andere tijdsschema’s maken (elke 40 dagen, 6 weken, …). - Add file:
Hiermee kan je een bestand toevoegen aan je taak. Als je een taak hebt aangemaakt vanuit een snelle stap (maak taak met bijlage) wordt de mail hier automatisch aan toegevoegd - Add note:
Hiermee kan je een beschrijving meegeven over de taak.
Wat ook erg interessant is, is dat je gebruik kan maken van hashtags om taken te taggen en hierop te zoeken.
Lijsten en groepen
Naarmate je meer taken aanmaakt ga je meer de behoefte hebben om taken te groeperen. Dit kan je eenvoudig doen door een lijst aan te maken:
Elke lijst kan je een naam geven en hier ook een icoon aan meegeven om het visueel sneller terug te vinden:
Voor het toevoegen van een icoon kan je kiezen uit een 70-tal iconen. Als deze toch niet volstaan, kan je gebruik maken van de sneltoetscombinatie WIN + ;. Als je dit gebruikt als eerste teken in de lijsttitel zonder gebruik te maken van een spatie komt dit automatisch als icoon voor de lijst:
Je kan ook elk van deze lijsten een eigen thema meegeven zodat elke lijst een unieke achtergrond heeft.
Met de andere knop kan je groepen maken om verschillende lijsten die samen horen te groeperen. Met de inklapfunctie kan je To Do overzichtelijk houden wanneer je veel lijsten gebruikt.
- Posted by Michael Van der Borght
- On 19 februari 2020