Microsoft Forms, de oplossing voor formulier, enquêtes en vragenlijsten

Met Forms speelt Microsoft in op de nood om snel formulieren, enquêtes en vragenlijsten te creëren en door te sturen. Tot de tijd voor Forms kon je via mail je rondvraag doen of je stuurde een online link naar een Excel of je maakte een SharePoint survey app om je bevraging te doen. Bij elke methode stootte je wel op beperkingen; zoals het zelf samenbrengen van de antwoorden, de mogelijkheid om antwoorden van andere aan te passen en problemen met toegangsrechten. Deze en vele andere problemen zijn opgelost in Microsoft Forms. 

In een eenvoudige interface maak je vlot een formulier dat voldoet aan jouw specifieke noden. In tegenstelling tot andere Microsoftapplicaties zijn er weinig tot geen ingewikkelde knoppen. Hierdoor is het voor de opsteller zeer logisch om een formulier aan te maken. Je geeft een titel en een beschrijving in en kiest per vraag het type antwoord. Naast een formulier kan je ook kiezen om een quiz te maken. Het belangrijke verschil zit hem in het feit dat je bij een quiz punten kan toekennen op het ingezonden antwoord. 

Forms biedt verschillende types van antwoordmogelijkheden: vrije tekst, beoordeling, keuze, datum, classificatie, Likertschaal en Net promotor score. De vraag zelf heeft ook enkele leuke mogelijkheden, zo kan je naast tekst zelfs een afbeelding of video toevoegen en kan je vragen verplicht maken. Daarnaast kan je vragen kopiëren of bundelen in secties en vertakking leggen op basis van voorgaande antwoorden. Bovendien kan je nog de themakleuren wijzigen als de aangeboden kleur niet de sfeer creëert die je meegeven.  

Als het formulier volledig is opgesteld is het belangrijk om nog enkele instellingen te bepalen. Met name wie mag en hoe vaak kan iemand het formulier invullen. Standaard staat aangeduid dat alleen personen van de organisatie kunnen reageren en dat hun naam automatisch wordt opgenomen. Indien elke deelnemer maar 1 keer mag invullen dan moet je dit nog aanvinken. Hou er rekening mee dat wanneer iedereen met de koppeling mag antwoorden dat de naam van de deelnemer niet automatisch kan worden ingevuld. Verder kan je nog enkele opties instellen voor een begin- en einddatum, een willekeurige volgorde van de vragen en een bedankberichtje in te stellen.  

Vervolgens kan je beginnen met het verspreiden van het formulier. Met de knop ‘voorbeeld’ kan je al eens zien hoe een deelnemer het formulier te zien zal krijgen. Je hebt verschillende manieren om te delen, maar eerst bepaal je best of je antwoorden wil verzamelen van iedereen die op de link klikt of uitsluitend personen in dezelfde organisatie als jou. Daarna kies je hoe je de link wil delen: via een link kopiëren, een QR-code, rechtstreeks in een mail of embedden in SharePoint of Sway. Enkel bij de laatste optie wordt het formulier rechtstreeks getoond op de pagina. Bij de andere drie wordt een link verstuurd die naar het formulier in Forms leidt. Per formulier kan je via meerdere van deze kanalen delen.  

Embed in SharePoint pagina 

Als aanmaker van een formulier zie je altijd twee tabs bovenaan. De linkse ‘Vragen’ is hierboven reeds besproken. In de tab ‘Antwoorden’ worden de resultatendetails getoond. Zo heb je onder meer een overzicht van het aantal ingevulde formulieren, de gemiddelde tijd om te voltooien en een formulierstatus. Standaard verschijnen alle resultaten per vraag met een grafiek. De knop ‘resultaten weergeven’ laat je toe om per deelnemer de antwoorden te bekijken. Tot slot kan je ‘Openen in excel’ om alle resultaten in Excel te bewerken of door te sturen.  

Met Forms heeft Microsoft een zeer intuïtieve tool ontwikkeld die je toelaat op een eenvoudige manier een gebruiksvriendelijk formulier op te stellen, te delen en de antwoorden te analyseren. Zodra er weer interessante nieuwigheden zijn binnen Forms kan je deze natuurlijk terugvinden in volgende blogs.