SharePoint – updates voor “New” menu

Binnen SharePoint zijn er verschillende manieren om documenten toe voegen. Indien een bestand reeds bestaat kan je het slepen of opladen in een bibliotheek. Zo kopieer je een bestand naar SharePoint. Daarnaast is het ook mogelijk om onmiddellijk een document in SharePoint te creëren via de knop ‘New’. In deze blog willen we graag de nieuwste mogelijkheden achter het ‘New menu’ toelichten. 

Wat was al mogelijk? 

Via het New menu kan je vrij eenvoudig van een nieuw leeg document starten. In het menu kies je welk type document je wil aanmaken: Word, Excel, PowerPoint of OneNote. Ook de creatie van folders verloopt via dit menu. Mits voldoende SharePointkennis kan je ook één of meerdere templates aanbieden in je bibliotheek.  

Wat is er nieuw? 

Er zijn drie nieuwigheden te melden. Zo kan je ten eerste op een snellere manier een link naar een document of webpagina toevoegen. Ten tweede kan je als beheerder de keuzes van het New menu bewerken. Tot slot is het toevoegen van templates veel gebruiksvriendelijker gemaakt (een uitgebreide toelichting hierover komt in een toekomstige blog aan bod).  

Link naar document 

Om een hyperlink naar een document in een bibliotheek te leggen kies je vanaf nu voor ‘Link’ in het New menu. Aan de rechterkant opent er een venster waar je enkel de weburl van het document hoeft toe te voegen. Je krijgt ook een suggestielijstje ‘Recent’ met laatst gebruikte documenten. Zodra je de weburl hebt toegevoegd geef je de link nog een naam, dit is hoe deze link genoemd zal worden  in de bibliotheek.  

New menu bewerken 

Beheerders hebben nu ook de vrijheid om te beslissen welke opties beschikbaar zijn in het New menu voor de andere gebruikers. Via de optie ‘Edit New menu’ kan je de instellingen doorvoeren. Rechts opent vervolgens een venster waar je de getoonde menuopties aangevinkt ziet. Als beheerder vink je simpelweg diegene uit die je niet meer wil tonen en klik je op Save. Op deze manier kan je bijvoorbeeld snel voor eindgebruikers de optie verbergen om nieuwe mappen aan te maken. 

Onderaan in het New menu zie je ‘Add template’. Dit laat je toe om veel eenvoudiger een template op te laden. Vervolgens kan een eindgebruiker de template selecteren in het menu en een nieuw document aanmaken op basis van de template. Een diepgaangdere toelichting voor templates lees je in een volgende blog.  

Op het eerste zicht lijken deze vernieuwingen misschien niet zo belangrijk, maar het stelt je als beheerder wel in staat om de inhoud van je bibliotheek doelgerichter te maken en overzichtelijker te houden.