Modern pages – Page Publishing

Nu we dichter bij het Microsoft Ignite event komen, worden er meer en meer nieuwe mogelijkheden toegevoegd en gelanceerd van de aankondigingen van het SharePoint Conference event in Las Vegas (Live vanuit SharePoint Conference – Las Vegas)

Een laatste toevoeging aan dit lijstje is “Page Approval”, ofwel een goedkeuringsstroom die bij moderne pagina’s geactiveerd kan worden. Dit principe is natuurlijk al langer actief bij SharePoint On Premise en de klassieke pagina’s in SharePoint Online, maar bij de moderne pagina’s was er nog geen alternatief voorhanden om dit tewerkstellingen.

De implementatie van de goedkeuringsstroom maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden van O365 en externe systemen. Achterliggend is het namelijk een Microsoft Flow die alle acties uitvoert.

Activeren

De goedkeuring dien je te activeren in de bibliotheek waar je pagina’s worden opgeslagen. Standaard in SharePoint is dit de volgende bibliotheek: https://<tenant>.sharepoint.com/sites/<sitenaam>/SitePages.

Na het navigeren naar de bibliotheek kan je in de ribbon de knop “Flow” zien staan. Na het klikken op deze knop, verkrijg je de mogelijkheid om de werkstroom te configureren:

Vervolgens komt er aan de rechterkant een configuratiepaneel tevoorschijn. Zoals het scherm al duidelijk maakt, kan er via de “Create Flow” knop een nieuwe werkstroom aangemaakt worden die vereist dat pagina’s goedgekeurd worden.

Een aantal gegevens zijn vereist alvorens de werkstroom gebruikt kan worden:

• Naam van de werkstroom
  • Zodat je deze later op https://flow.microsoft.com kan opvolgen met o.a. statistieken en deze verder kan bewerken/personaliseren.
• Vereiste goedkeurders voor de pagina
  • Hier kan je personen opgeven die hun goedkeuring dienen te geven. Maar je kan de werkstroom ook later aanpassen zodat deze bijvoorbeeld dynamisch is op basis van de metadata van de pagina (Modern pages – Metadata).

Onderaan zie je ook nog welke rechten er nodig zijn om de werkstroom correct te laten werken.

Tot slot klik je  op de knop “Create”. Dit zal achter de schermen de Microsoft Flow aanmaken en koppelen met de Site Pages bibliotheek.

Gebruiken

Na de aanmaak van de Microsoft Flow en de associatie ervan met de Site Pages bibliotheek, kan de implementatie gebruikt worden bij de moderne pagina’s. Hierdoor komt er automatisch een nieuwe functionaliteit/knop erbij.

Als we een nieuwe pagina aanmaken, is rechts meteen de nieuwe knop zichtbaar: “Submit for approval”. Dat, zoals de naam al doet vermoeden, de flow gaat triggeren en goedkeuring gaat vragen bij de correcte personen.

Het klikken op de knop geeft je de mogelijkheid om de werkstroom te starten en eventueel nog extra commentaar mee te geven (welke ter beschikking is van de goedkeurder).

Extra: Wanneer je meerdere keren een goedkeuringsstroom aanmaakt voor een bepaalde bibliotheek met pagina’s, krijg je bij het opslaan van de pagina de mogelijkheid om een van de werkstromen te selecteren. Op deze manier kan je dus specifieker te werk gaan en meteen de juiste goedkeurders raadplegen.

Goedkeuren

De persoon die is opgegeven als goedkeurder krijgt van de werkstroom een mail om al dan niet zijn goedkeuring te geven. De mail zelf bevat ook enkele ‘snelle acties’ om meteen goed te keuren of af te keuren. Indien de goedkeurder meer informatie nodig heeft of meer specifiek wilt kijken over welke pagina het gaat, kan hij of zij ook steeds klikken op de directe link naar de pagina.

Het direct klikken op de snelle actie toont ook nog een commentaarveld dat de goedkeurder de beslissing kan motiveren.

Besluit

Microsoft heeft bij deze implementatie zeker en vast de feedback meegenomen van de partners en eindgebruikers. De goedkeuring van moderne pagina’s was namelijk een veelgevraagde functionaliteit die men gewoon was vanuit het klassieke verhaal/pagina’s in SharePoint Online.
Daarnaast plaatst het Microsoft Flow ook in een mooie positie om snel, en zonder code, een aangepaste goedkeuringsstroom te maken die zich aansluit bij de vereisten.