Modern pages – Metadata

Sinds kort is het mogelijk om metadata aan een pagina toe te voegen. Deze optie laat het toe om op een veel efficientere wijze samenhorende pagina’s te gaan bundelen en weergeven. In deze blog wordt uitgelegd hoe je de metadata moet aanmaken en toekennen alsook hoe je de metadata kan gebruiken in web parts en kan terugvinden met search.

Mogelijkheden van pagina metadata

Aan de hand van metadata heb je de kans om je paginabeheer enorm te vereenvoudigen. Er zijn talloze manieren waarvoor je pagina metadata kan gebruiken. Hieronder vind je enkele suggesties:

• Specifiek nieuws tonen op intranetpagina (zie voorbeelden hieronder)
• Specifiek nieuws tonen op een afdelings- of teamsite
• Projectgerelateerd nieuws tonen op de projectpagina
• Metadata van een project bijhouden op de homepage van het project
• Wiki pagina’s classificeren
• …

Site Pagina’s bibliotheek

De metadata die je aan pagina’s wil toekennen maak je aan in de Site Pagina’s bibliotheek. Hiervoor moet je niets extra doen, je maakt simpelweg een kolom aan zoals je dit altijd doet in een lijst of documentbibliotheek. Toekennen van metadata aan bestaande pagina’s kan je ook op dezelfde manier instellen als bij een lijstitem of document. In onderstaand voorbeeld is er een kolom ‘Afdeling’ aangemaakt van het type keuzelijst bestaande uit drie opties: HR, IT en Sales. In de laaste kolom zie je de toegekende metadata per pagina.

Nieuwspagina aanmaken

Bij het Nieuwswebpart maak je eerst een nieuwe pagina aan via de knop ‘toevoegen’. Vervolgens kan je de lay-out en inhoud van de pagina invullen. Om metadata aan de pagina toe te kennen klik je in de grijze balk boven de a fbeelding op ‘paginadetails’. Onder eigenschappen vul je de metadata in. Voor een reeds opgeslagen pagina moet je deze eerst in bewerkingsmodus zetten. De wijzigingen aan de metadata worden automatisch bewaard. In de gif hieronder wordt een nieuwspagina aangemaakt voor het verwelkomen van een nieuwe werknemer. Deze krijgt dan als metadata ‘HR’ en wordt vervolgens na publiceren getoond op de startpagina.

Webparts

Er zijn twee types van webparts beschikbaar voor pagina’s met metadata. Ten eerste heb je webparts waarmee je specifieke pagina’s oproept door filters in te stellen: ‘Nieuws’ en ‘Gemarkeerde inhoud’ (News en Highlighted content). Daarnaast heb je ook een webpart om de ingevulde metadata te tonen op de pagina zelf; namelijkl ‘pagina eigenschappen’ (Page properties).

Voorbeeld 1: Gemarkeerde inhoud op Sales en HR

Voeg ‘gemarkeerde inhoud’ toe aan de pagina en stel de volgende zaken in. Bij Bron kies je ‘De paginabibliotheek op deze site’. Als filter selecteer je ‘pagina-eigenschappen’ en stel vervolgens de filter in op Sales en HR. Bij een keuzelijst kan je één of meerdere eigenschappen aanvinken.

Voorbeeld 2: Nieuws van IT

In het Nieuws webpart worden enkel de pagina’s van IT getoond. De instellingen zijn hiervoor gelijkaardig als voor de gemarkeerde inhoud. Enkel bij de filter wordt in dit voorbeeld  ‘IT’ geselecteerd. Klik op ‘toepassen’ om je filters uit te voeren.

Voorbeeld 3: Pagina Eigenschappen weergeven

Met de webpart ‘Pagina-eigenschappen’ is het zeer eenvoudig om te bepalen welke informatie je wil tonen. Kies waar op de pagina je de metadata wil toevoegen en selecteer daarna de gewenste metadatavelden. In onderstaand voorbeeld wordt de titel en de afdeling van de pagina weergegeven.

Search

Om een specifieke pagina terug te vinden kan je gebruik maken van de sterke zoekfunctie in SharePoint. Zo kan je zoeken op zowel de inhoud van een pagina als op de gekozen metadata.

Zoeken op metadata:

Zoeken op inhoud:

Conclusie

Met de mogelijkheid om metadata toe kennen aan een pagina biedt SharePoint weer enkele nuttige extra’s om jouw intranet of paginabeheer nog te verbeteren. De gebruiksvriendelijke en eenvoudige werkwijze maakt de nieuwe opties voor iedereen toegankelijk. Dat je al je pagina’s snel terug kan oproepen met de zoekfunctie maakt het verhaal enkel mooier. Geen reden dus om de pagina metadata links te laten liggen.