Sharegate Insights

UPDATE: Sharegate heeft Insights terug uit het product gehaald. Men gaat intern eerst enkele zaken verder uitwerken, om het dan vervolgens met een nieuwe versie opnieuw te lanceren.
De officiele aankondiging kan je vinden op: https://support.share-gate.com/hc/en-us/articles/360001140143-Release-8-2

Sinds update 8.0 heeft Sharegate een nieuwe functie toegevoegd: Sharegate Insights. Hiermee krijg je als administrator een beter en diepgaander inzicht over het beheer van jouw gehele omgeving. Deze kennis geeft Sharegate Insights vrij via dagelijkse scans met focus op onderstaande vijf zaken:

• Ongebruikte sites
• Ongebruikte Office 365 groepen
• Ontbrekende administrators
• Ontbrekende eigenaar van een site
• Ontbrekende eigenaar van een Office 365 groep

Om op O365 en Sharepoint Online gebruik te maken van Sharegate Insights moet de global administrator eerst de gratis extensie installeren. Onderaan deze pagina vind je extra verschillen tussen on-premise en online.

Ongebruikte sites en O365 groepen

Sites of O365-groepen waar drie maanden geen activiteit op is geweest, worden beschouwd als ongebruikt. Deze lijst van sites en groepen kan je terugvinden in Sharegate Insights. Hier bepaalt de administrator de actie die met de betreffende site of groep dient te gebeuren. Er zijn drie keuzemogelijkheden:

Ignore verwijdert de melding. Niemand zal nog meldingen krijgen over deze site of groep. De genegeerde sites en groepen kan je wel nog terugvinden onder de “Ignore Objects” tab.

Download Content & Delete houdt in dat je alle inhoud op een andere locatie opslaat (archiveert) en vervolgens de site of groep verwijdert.

Delete from sharepoint gaat de hele site verwijderen, dit met alle bijhorende data.

Ontbrekende administrators, site-eigenaar & O365 groepseigenaar

In het overzicht van Sharegate Insight zie je welke informatie ontbreekt. In de Insight settings bepaalt de administrator zelf vanaf wanneer er sprake is van ontbrekende informatie. De administrator kan vervolgens kiezen uit twee mogelijke acties: het toevoegen van de ontbrekende informatie of het negeren, net zoals bij de ongebruikte sites en groepen.

Administrator: heeft veel technische kennis van SharePoint en is er als back-up voor de eigenaar van de site. Sharegate raadt aan om minimum 2 administrators per site te hebben.

Site-eigenaar: zijn verantwoordelijk voor de structuur, inhoud en toegang op een site. Dit is vaak dezelfde persoon als de Office 365 groepseigenaar.

O365 groepseigenaar: kan ook aanpassingen aan de structuur uitvoeren om de site overzichtelijk en handig te houden. Orphaned users en systeemaccounts worden niet als geldige groepseigenaar beschouwd.

Het is handig als per team of per afdeling een groep gemaakt wordt met de business owner als eigenaar van de groep. Op die manier moet een gebruiker niet op zoek naar iemand in IT om toegang te vragen. Stel dat de business owner het bedrijf verlaat, voorkomt deze melding dat nieuwe gebruikers niet aan bestanden kunnen. Ze weten vaak niet wie ze moeten contacteren. Daar winnen ze veel tijd mee.

Insights in O365 en SharePoint Online

Het grote verschil tussen online en on-premise bevindt zich in de email notificatie. Voor elke site of groep die de stempel ‘ongebruikt’ krijgt, zal de eigenaar van de site of groep een email ontvangen. In deze mail kan de eigenaar dan aangeven of de site of groep nog in gebruik is of niet. Deze actie wordt vervolgens doorgestuurd naar het overzicht van Sharegate Insights waar de administrator kan zien welke actie hij moet ondernemen. Kort gezegd ziet de administrator dus enkel de beslissing van de site- of groepseigenaar. Bij on-premise dient de administrator de eigenaar zelf te vragen naar de te ondernemen actie. Bij online wordt deze stap overgeslagen door middel van een workflow.  

Conclusie

In vergelijking met wat er out-of-the-box mogelijk is; om de x-aantal weken een mail naar alle eigenaars met de vraag of de site nog nodig is, ongeacht de site in gebruik is of niet, biedt Sharegate een efficiëntere en aantrekkelijkere oplossing met Insights. Met deze leuke uitbreiding kunnen problemen en kosten vermeden worden. Dat deze uitbreiding ook in het standaardpakket zit en dus geen bijkomende kost vereist, toont nogmaals dat Sharegate helpt voor een goed beheer van jouw omgeving.