Publieke en Privé groepen: permissies in SharePoint Online 

Bij de creatie van een nieuwe siteverzameling in SharePoint Online moet je de vraag stellen of de site publieke of privé groepen dient te bevatten. Om hier een juiste keuze te maken is het belangrijk om te weten wat beide opties inhouden, en hoe je ermee dient om te gaan. Kort gezegd kan iedereen lid worden van een publieke groep, maar niet van een privé groep. De bedoeling van deze blog post is dan ook om dieper in te gaan op de beide opties. 

O365 groepen 

Voor elke nieuwe siteverzameling wordt standaard een gelijknamige groep in Azure Active Directory aangemaakt. De persoon die de site creëert, krijgt zich de rol van eigenaar toegewezen. Alle leden van de groep hebben toegang tot de verschillende onderdelen: een SharePoint Onlinesite, een notebook, planner, een shared mailbox en een kalender in Outlook. Dus als ik een site aanmaak met de naam ‘Secretariaat’, ontstaat er in Azure een O365 groep met als naam ‘Secretariaat’ en met mezelf als eigenaar.  

Voor meer info zie de vorige blog over O365-groepen zie https://ventigrate.be/2018/02/o365groups/   

Publieke en privé groepen 

Afhankelijk van de privacyinstelllingen van een groep, die publiek of privé kan zijn, bepaalt de eigenaar wie toegang krijgt tot de groep en bijhorende onderdelen. Bij een publieke groep kan iedereen van de organisatie zichzelf of andere uitnodigen als lid van de O365-groep; m.a.w.  de gedeelde informatie is voor de gehele organisatie toegankelijk. Daartegenover is bij een privé groep enkel de eigenaar diegene die leden kan uitnodigen; de gedeelde informatie is dus beperkt toegankelijk. Voor zowel publieke als privé groepen heeft de eigenaar de mogelijkheid om andere groepseigenaars aan te stellen.  

Hoe gedraagt deze groep zich nu in SharePoint?  

Bij creatie van een siteverzameling ontstaan in SharePoint drie groepen van gebruikers; bezoekers, leden en eigenaars, met elk specifieke rechten; respectievelijk lezen, bewerken en volledig beheer. De O365-groep wordt standaard toegevoegd aan de SharePoint ledengroep, ongeacht publiek of privé. In een publieke groep zit naast de O365-groep ook ‘Iedereen behalve externe gebruikers’, bijgevolg heeft iedereen van de organisatie onmiddellijk ook bewerkingsrechten. Het is pas als je jezelf toevoegt aan de O365-groep dat je ook aan de mailbox e.d. kan. 

Vb: Site Secretariaat 

Wijzigen privacyinstellingen 

Het is mogelijk om de O365-groep te veranderen van publiek naar privé en omgekeerd. Wijzig je de privacyinstellingen, dan worden ook onmiddellijk de bovenvermelde eigenschappen doorgevoerd. Ga je van privé naar publiek dan wordt ‘iedereen behalve externe gebruikers’ uit de SharePointgroep Leden verwijderd. In de omgekeerde richting wordt ‘iedereen behalve externe gebruikers’ toegevoegd  aan  Leden.   

Tandwiel -> Sitegegevens -> privacyinstellingen 

Personen toevoegen aan O365-groep 

Aan een publieke groep kan iedereen zichzelf toevoegen. Opgelet: jezelf toevoegen aan de SharePointgroep Leden is hiervoor niet voldoende. Dan geef je jezelf enkel permissies op SharePoint. Zorg dat dus bent toegevoegd aan de O365-groep om van de voordelen gebruik te maken. 

Stap 1) klik op ‘Leden’ rechtsboven in op de SharePointsite:  

Stap 2) klik op Leden toevoegen 

Stap 3) Typ de naam van de collega’s die je wil toevoegen en klik op opslaan. De nieuwe leden krijgen nu ook toegang tot de mailbox, kalender, … 

Als beheerder van een O365-omgeving kan je in Azure leden en eigenaars toevoegen aan een O365-groep.  

Externen toevoegen aan O365-groep 

Je kan personen buiten de organisatie op dezelfde manier toevoegen aan O365-groepen als personen binnen de organisatie. Deze externe leden worden gasten genoemd en zijn niet hetzelfde als externe gebruikers in SharePoint. Externe gebruikers geef je permissies via een SharePointgroep (bezoekers, leden of andere). Gasten geef je toegang tot SharePoint en notebook, niet tot de mailbox, kalender, planner, … Het is niet mogelijk om gasten groepseigenaar te maken.  

Welk type groep kies ik nu best? 

Het is perfect mogelijk om privé en publieke groepen door elkaar te gebruiken. Er is dus ook geen eenduidend advies dat stelt dat je beter voornamelijk privé dan publieke groepen gebruikt, of omgekeerd.  

Afhankelijk van wat de noden van de organisatie zijn en hoe er wenst gewerkt te worden, moet elke onderneming zelf de keuze maken. Mag iedereen van de organisatie aan alle gedeelde informatie kunnen: documenten, mailbox, kalender, notebook, planner,… kies je beter voor een publieke groep. Verkies je meer controle over de informatie die gebruikers mogen zien dan maak je de groep beter privé.  

De keuze is en blijft steeds aanpasbaar, daardoor kan de groep perfect gewijzigd worden naargelang de verandering van de structuur van de groep.