Introductie Microsoft Flow

De volgende tool waarmee we jullie willen laten kennismaken is ‘Flow’. Flow is de nieuwe workflow engine van Microsoft en kan gebruikt worden om bepaalde businessprocessen te automatiseren.

Het leuke aan Flow is dat, in tegenstelling tot de workflows gemaakt met SharePoint Designer (Designer workflows), deze SharePoint (en O365) overstijgt. Het is dus mogelijk om je SharePoint data met andere systemen te connecteren (bv Jira, Twitter, Exchange, …).

Je kan het qua concept vergelijken met IFTTT (If this, then that) maar dan voor een professionele werkomgeving. Er is een actie die de flow triggert waardoor er vervolgens verschillende acties uitgevoerd worden.

Hoe werkt het?

Starten doe je door te surfen naar http://flow.microsoft.com. Hier kan je kiezen om te starten van een lege flow of van een template, zoals bij IFTTT. Voordat je hier zelf mee aan de slag gaat stellen we voor om zelf enkele templates aan te maken. Zo krijg je een goede indruk van wat dit product allemaal kan & hoe het juist werkt. Zelfs later, bij het aanmaken van een geavanceerde flow, kan het handig zijn om te kijken hoe bepaalde zaken worden opgelost in een bepaalde template.

Indien gestart wordt met een bepaalde template zal onmiddellijk gevraagd worden om connecties te leggen naar de gebruikte diensten. Om een connectie te kunnen leggen dien je in te loggen met een account. Elke actie die deze flow uitvoert zal dan onder deze account worden uitgevoerd. De persoon die de flow triggert zal dus niet de persoon zijn waaronder deze acties lopen.

In dit onderstaande geval zal er dus een connectie gelegd worden naar de mailbox van ‘Jan Vanderstappen’.

Hierna word je naar een scherm gebracht waar je de verschillende acties kan zien die je Flow bevat.

De eerste actie is steeds de trigger:
Wanneer ik een mail in mijn Inbox markeer met een vlag zal deze Flow uitgevoerd worden. In dit voorbeeld is dit het toevoegen van een taak in een plan in Planner.

In de laatste actie worden ook enkele variabelen gebruikt die voortkomen uit andere acties (Subject & User id). Elke actie genereert enkele variabelen die kunnen gebruikt worden in de acties die volgen. Wanneer je een Flow aanmaakt zal je merken dat er meestal een groot aantal voorbereidende acties nodig zijn om de nodige info naar boven te krijgen zodat de uiteindelijk actie kan uitgevoerd worden.

Uiteraard is het ook mogelijk om vaste informatie toe te voegen in een actie (zoals het plan id & de bucket id).

Het aanbod van de connectoren & bijbehorende acties & triggers is reeds zeer uitgebreid. Het is aan te raden om eens rond te kijken op https://flow.microsoft.com en te ontdekken hoe Flow je kan verder helpen.

Prijs

Indien je een O365 licentie hebt is er goed nieuws. Je kan zo gebruik maken van Flow. Indien je intensief gebruik wilt maken van Flow zijn er nog twee extra plannen die het aantal runs per maand verhogen en je toegang geeft tot enkele premium connectoren. Meer informatie over de plannen kan je hier vinden.

Belangrijk om mee te geven is dat de runs per gebruiker per maand (2.000) opgeteld dienen te worden. Indien je in een O365 omgeving zit van 1.000 gebruikers is het mogelijk om 2.000.000 runs uit te voeren per maand. Indien je meer nodig hebt is het mogelijk om extra runs aan te kopen.

Positionering

Op dit moment is Flow voornamelijk gepositioneerd als persoonlijk hulpmiddel. Dit komt omdat iedereen op elk moment een flow kan beginnen maken. De beheerder heeft niet echt hulpmiddelen om het gebruik van flow binnen de perken te houden.
Een ander voorbeeld is dat Flow werkt met connecties. Indien je wilt integreren met Exchange dien je een connectie te maken naar Exchange. Deze connecties gebeuren met een bepaalde account (meestal de account van de persoon die deze Flow maakt). Indien het paswoord wijzigt zal de connectie moeten aangepast worden, indien deze persoon het bedrijf verlaat dient zelfs een volledig nieuwe connectie aangemaakt te worden.

Toch is het mogelijk om Flow reeds te gebruiken voor algemene bedrijfsprocessen. D.m.v. service accounts toe te voegen als connectie kan ervoor gezorgd worden dat bovenstaande problemen vermeden worden.
Ook dienen de Flow eigenaars (de maker van een bepaalde Flow) de Flow te delen zodat dit een ‘team Flow’ wordt. Hierdoor zorg je ervoor dat deze Flow ook door andere personen kan beheerd & aangepast worden.

Het is op dit moment een juiste reflex indien Flow op de eerste plaats komt om een proces te automatiseren. Het zit gratis in je O365 licentie en is op dit moment de meest future-proof workflow oplossing die Microsoft aanbiedt.
Uiteraard zijn er limieten waardoor Flow afvalt. Indien dit het geval is kan gekeken worden naar de bekende designer workflows of third party tools zoals Nintex workflow.

Maar zelfs indien Flow op dit moment niet voldoet kan dit binnen een maand al een ander verhaal zijn. Daarom raden we ook aan om steeds de uservoice & de roadmap in de gaten te houden. Sowieso zullen er nog enkele vervolg blogposts worden toegevoegd over Flow. Dit kan zijn over de aankomende nieuwigheden of het bekijken van een voorbeeld Flow die dieper gaat als dit voorbeeld.