Office 365 – Usage Reports

Ondertussen is het duidelijk dat O365 een snelgroeiend platform is en dat Microsoft er op regelmatige basis nieuwe features en producten aan toevoegt. Samen met het nieuwe Admin Portal van O365 is er een extra feature bijgekomen, namelijk Usage Reports. De rapporten hebben als doelstelling om je inzicht te geven over het gebruik van de verschillende producten van O365 zoals Exchange, Onedrive, Skype for Business, Microsoft Teams… Dit kan gaan van een periodieke opvolging elke maand, tot opvolgen van de activatie van een recentelijk toegevoegde component zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams.

Hierdoor kun je dus inzichten krijgen of je gebruikers bijvoorbeeld aan het overstappen zijn van Skype for Business naar Microsoft Teams. Misschien hebben ze het voordeel van OneDrive ontdekt en zijn ze dus meer documenten aan het opladen. Of gaan ze meer en meer documenten delen met externe personen om zo de samenwerking met externe partijen te verbeteren. Allemaal scenario’s die je met de usage reports kunt identificeren.

Waar kan ik dit raadplegen?

Als je in het Admin Portal links op Reports klikt en vervolgens op Usage, krijg je meteen een overzicht te zien van de belangrijkste zaken met verschillende technologieën gecombineerd.

Bovenaan zien we de activiteiten van de gebruikers in Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype for Business, Yammer en Teams. Onderaan zien we in een oogopslag nog enkele andere interessante rapporten:

• Email Activity (sent, received en read)
• Onedrive files (storage used)
• SharePoint files (viewed or edited, files synced, shared internally en shared externally)
• Skype for Business (peer-to-peer, organized conferences, participated-in conferences)
• Office activations (desktops, devices)
• Yammer
• Microsoft Teams activity (chat messages, channel messages)
• Office 365 Adoption (Preview) om meer informatie te krijgen door gebruik te maken van Power BI

Dit telkens voor 7, 30, 90 of 180 dagen.

Gedetailleerde rapporten

Voor elke technologie kan je gedetailleerde rapporten terugvinden door gebruik te maken van de dropdown linksboven (Select a report).
Elk rapport overlopen zou geen meerwaarde bieden, daarom is een kort voorbeeld voldoende:

Office 365 – Active users: deze grafiek geeft per technologie weer wat het gebruik is geweest door de gebruikers over een tijdspanne van 7 dagen. Als je over de datapunten heen gaat met je cursor, dan krijg je meer gedetailleerde informatie over een specifieke dag. Zo kan je bijvoorbeeld zien dat er op 17 januari 572 personen van Exchange gebruik hebben gemaakt en 85 personen van Microsoft Teams.

Onder de grafiek kan je de eigenlijke data terugvinden. Voor het rapport “Active users” is dit de data per gebruiker. Mocht je het rapport “SharePoint sites” gaan raadplegen, dan zie je daar natuurlijk geen gebruikers opgelijst, maar specifieke sites.

Export mogelijkheden

Zowel bij de grafieken als bij de tabellen kan je de export-knop aanklikken. Dit zorgt ervoor dat je een .csv bestand kunt downloaden en zo de data kunt gaan raadplegen en visualiseren in Excel. Dit kan je bijvoorbeeld doen, zou je het met andere data willen samenvoegen.

Opmerking: het kan even duren alvorens de download begint, dit is afhankelijk van de hoeveelheid data (aantal dagen, aantal users, aantal sites,…).

Power BI

Het standaard startscherm dat O365 aanbiedt, geeft al zeer veel informatie weer, maar kan helaas genoeg niet aangepast worden. Voor die aanpassingen kunnen we een beroep doen op Power BI waar je wel je eigen gepersonaliseerde schermen kan maken. Hiervoor heeft Microsoft een “Office 365 Adoption (Preview)” pack gemaakt waar je direct toegang hebt tot een al meer gedetailleerder scherm.

De geoefende Power BI-gebruikers onder ons kunnen het nieuw aangemaakte dashboard verder gaan finetunen. Indien gewenst kunnen ze vanaf een leeg dashboard starten en het volledig naar hun eigen wensen aanpassen.