O365 Groups

Office 365 groepen is een platform dat een gedeelde werkruimte biedt voor teamleden. Het biedt opties voor het maken en opslaan van documenten, evenals gedeelde e-mail.
O365 groepen bevatten standaard veel out-of-the-box functionaliteiten. Wat zijn ze exact en wanneer gebruik je ze best? Een introductie tot de nieuwe manier van werken in O365 en SharePoint.

Wanneer een groep wordt gemaakt, wordt deze opgeslagen op dezelfde plek als waar u aan gewend bent: de Active Directory van uw tenant, ook wel Azure Active Directory of AAD genoemd. Wat is het grote verschil dan? Bij het aanmaken van een groep worden nog veel functionaliteiten ingebouwd, een overzicht:

icansharepoint.com

U kunt Office 365 groepen maken met een groot aantal programma’s, bijvoorbeeld Outlook, de webversie van Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams en meer. Vanuit welk programma u wilt beginnen, hangt enigszins af van de soort groep waarmee u werkt. Begin vanuit Outlook als je een groep wil maken die voor e-mail en agenda wordt gebruikt. Als de groep is bedoeld voor communicatie met het hele bedrijf, begin dan vanuit Yammer. Voor samenwerking via chat begin je best vanuit Teams.

Bij het maken van een groep moet u bepalen of de groep een privégroep of een openbare groep wordt. Inhoud in een openbare groep kan door iedereen in uw organisatie worden bekeken en iedereen in uw organisatie kan aan de groep deelnemen. Inhoud in een privégroep kan alleen worden bekeken door de leden van de groep. De personen die willen deelnemen aan een privégroep, moeten worden goedgekeurd door de groepseigenaar.
Personen buiten uw organisatie kunnen openbare en privégroepen niet zien en hebben er geen toegang toe, tenzij deze personen zijn uitgenodigd als gasten.

Enkele feiten op een rij:

• U kunt nog steeds sites maken zonder verbonden te zijn met een groep (zoals een standalone siteverzameling bijvoorbeeld, maar dit is niet standaard)
• Elke groep kan maximaal 10 eigenaren en 1000 leden / abonnees hebben
• Externe leden worden gasten genoemd en zijn niet hetzelfde als externe gebruikers in SharePoint
• Groepen kunnen privé of openbaar zijn, hoewel privé niet betekent dat ze verborgen zijn
• U kunt een classificatie toepassen op groepen die van toepassing is op alle verbonden producten en binnenkort wordt het beveiligingsbeleid automatisch toegepast op basis van de classificatie.

Outlook-gesprekken

Wanneer u een Office 365-groep maakt, genereert Exchange hiervoor een postvak. Dit geeft de groep een e-mailadres om te verzenden en ontvangen via Outlook en stelt de leden van de groep in staat om openlijk te communiceren via e-mail als gespreksmechanisme. Ook het drag en droppen van mails in de groep box is mogelijk, vandaar het kan bezien worden als alternatief voor shared folders.

Wat u moet weten over Outlook-gesprekken

• Outlook-conversaties worden altijd opgenomen in Office 365-groepen, behalve wanneer ze zijn gemaakt vanuit Yammer. Zoals eerder vermeld, kan in de toekomst een groep worden gemaakt vanuit SharePoint, Outlook, Planner, Power BI, Teams, Yammer en waarschijnlijk ook andere producten.
• Het is niet beschikbaar in Outlook voor Mac (hoewel het is aangekondigd) – dus Mac-gebruikers moeten Outlook Web gebruiken.

Microsoft Teams Conversations

Microsoft Teams is een tool waarmee je chatrooms kunt maken, of live en persistente gesprekken kunt voeren. In deze chatrooms van Teams kun je kanalen maken om een specifiek gespreksonderwerp te isoleren.
U kunt zelfs teamvergaderingen organiseren met behulp van audio en video, waarbij alle chatgesprekken worden opgeslagen en beschikbaar zijn in de chatroom, zelfs nadat de vergadering is beëindigd.

Wat u moet weten over Teams Conversations

• Wanneer een groep wordt aangemaakt via Teams, wordt de privacy van de Office 365 Group automatisch ingesteld op privé en kan deze niet worden gewijzigd.
• U kunt een Teams-chat toevoegen aan een bestaande Office 365-groep als deze is ingesteld als privé en minder dan 600 leden in de groep heeft. Merk op dat dit in de toekomst kan veranderen.
• Teams kunnen niet worden toegevoegd als de Office 365 Group Yammer gebruikt voor gesprekken in plaats van Outlook, zoals hierboven vermeld.
• Er bestaat een mobiele app, beschikbaar voor Windows Phone, iOS en Android.
• Teams kunnen worden uitgebreid met Bots en Connectors.

We zijn reeds dieper ingegaan op Microsft Teams, wat je hier kan bekijken.

Yammer-gesprekken

Outlook-conversaties zijn voor e-mails; Microsoft Teams zijn om te chatten en Yammer is voor forum-achtige discussies met threads. Yammer-gesprekken zijn een beetje anders, omdat ze niet altijd beschikbaar zijn met Office 365 groepen. Om een Office 365-groep met Yammer-conversaties te krijgen, moet u deze alleen vanuit Yammer aanmaken. Als u besluit een door Yammer verbonden groep te maken, is deze exclusief. U kunt Outlook-conversaties, Microsoft-teams of de agenda niet gebruiken.

Wat komt er nog meer bij zien in groepen naast gesprekken?

We hebben al eerder gezegd dat elke gecreëerde Office 365-groep verschillende elementen bevat. En dit is altijd het geval, ongeacht of de leden ervoor kiezen om ze te gebruiken of niet. Misschien wilt u beginnen met een kalender voor het team en uiteindelijk binnen een jaar of twee groeien om de SharePoint-site of de planner te gebruiken voor taakbeheer.

Een agenda die behoort tot de groep

Hoewel deze niet beschikbaar zijn voor groepen die zijn gemaakt met Yammer, kunt u met deze uitgebreide Outlook-agenda afspraken en afspraken beheren, zoals teamvergaderingen, zonder dat u bent gekoppeld aan een specifiek persoon in de organisatie.

Eenvoudig bestandsbeheer wanneer SharePoint niet nodig is

U ziet een tabblad of een navigatie-item met de naam ‘Bestanden’. Dit is een complete documentenbibliotheek op uw SharePoint-site, maar is direct opgedoken in uw Outlook- of Teams-ervaring.

Volledige SharePoint-siteverzameling

Ongeacht hoe een groep wordt gemaakt, wordt deze altijd geleverd met een SharePoint-site. Daar kunt u documentbibliotheken maken en uw metadata beheren via inhoudstypen, kolommen en zelfs workflows toevoegen.

Samengevat: Waarom O365 groepen gebruiken?

Simpel. U en uw team kunnen makkelijker samenwerken en communiceren door gebruik te maken van Groups in Office 365. Groepen kunnen eenvoudig worden gemaakt en beheerd met Exchange, Outlook of Yammer. Aangezien elk van uw teams waarschijnlijk een beetje anders werkt, kunt u uw groep instellen om met uw team en de hulpmiddelen te werken die zij gewend zijn te gebruiken.

• Zo simpel als een email adres toevoegen
• Je gebruikt de bestaande tools die iedereen gewend is
• Je kan externe gebruikers toevoegen
• Uitgebreide conversatie mogelijkheden
• Gericht op elk device type
• Uitbreidbaar met diensten als Twitter, Trello, Asana, MailChimp, Stack Overflow, GitHub, Aha, Zendesk, etc.