Introductie Teams

Sinds enige tijd vindt Microsoft teams zijn weg naar de bedrijfswereld, zo ook bij ons. Dankzij Teams kunnen wij, via smartphone of computer, snel communiceren en eenvoudig informatie delen tussen collega’s. In deze blog lees je een korte introductie van de verschillende functionaliteiten binnen Teams alsook een vergelijking met Yammer en O365-groups. De meeste gebruikte functionaliteiten vind je bij het openen van Teams links op je scherm: Activiteit, Chat, Teams, Vergaderingen en Documenten.

Activiteit

Onder deze knop vind je een opsomming van recente activiteiten terug; zoals de laatst gepubliceerde berichten of meest recente reacties.

Chat

Simpel en eenvoudig zoals het woord al zegt. Voer een 1 op 1 gesprek of kies voor een groepsgesprek te starten. Microsoft Teams heeft gelijkaardige functionaliteiten die je misschien kent van Skype, Skype for Business of Lync. Zo kan je bijlages, emojies, gifbestanden en stickers toevoegen. Je kan ook een audio- of videogesprek starten vanuit het chatvenster.

Teams

Teams kun je vergelijken met een discussieforum; je hebt per onderwerp een omgeving waar je discussies kan starten. In Teams creëer je een kanaal, waar je meerdere discussies kunt voeren/volgen. Je bepaalt zelf welk kanaal je nauwer opvolgt en welke niet. Deze manier van werken helpt de communicatie te stroomlijnen tussen personen die samenwerken maar elkaar weinig face-to-face zien. Daarnaast is het handig voor projecten dat er een locatie is die dient als hub voor alle project gerelateerde informatie & communicatie.

Binnen onze organisatie hebben wij specifieke kanalen voor verschillende onderwerpen. Wanneer bijvoorbeeld één van onze collega’s een interessant artikel wil delen (een aankondiging van een update of nieuwe functionaliteit), een (technisch) probleem wil voorleggen of een algemene vraag wil stellen, gebruiken we hiervoor deze aparte kanalen. De andere collega’s kunnen hier dan snel oppikken en hun ervaringen delen. De informatie blijft dan ook bewaart binnen Teams en kan later opnieuw opgenomen worden.

Iedereen kan een melding krijgen wanneer er een nieuwe discussie is gestart of er een reactie is geplaatst. Daarnaast kun je ook mensen taggen in een bericht of berichten liken. Via de instellingen van de applicaties kun je zelf instellen hoe en wat voor meldingen je wilt ontvangen.

Het voordeel van deze kanalen is dat iedereen kan reageren op een bericht en iedereen ook alle reacties kan lezen. Als je email gebruikt zouden sommige collega’s misschien alleen een reactie terugsturen naar de verzender. Hierdoor missen andere mensen een deel van de discussie, waarbij ze wellicht belangrijke tips en tricks niet meekrijgen. Met Teams heb je dat probleem alvast niet.

Vergaderingen

Alle afspraken uit je Outlook-agenda vind je hier in een lijst terug. In Teams kan je een nieuwe vergadering toevoegen, een geplande vergadering bewerken of via één druk op de knop een vergadering bijwonen door middel van audio/video.

Documenten

Hier heb je verscheidene mogelijkheden om documenten te raadplegen. Je vindt hier onder meer recente en via Teams gedeelde documenten terug, alsook kan je rechtstreeks doorklikken naar bestanden op jouw OneDrive for Business. Naast OneDrive for Business kan je hier ook nog andere externe snelkoppelingen toevoegen, bijvoorbeeld: Box, Dropbox of Google Drive.

Microsoft Teams vs Yammer vs Office 365 Groups

Yammer: Terwijl Yammer gericht is op de algemene communicatie en conversaties binnen de algehele organisatie focust Microsoft Teams zich op kleinere groepen binnen je organisatie zoals een afdeling of projectteam.

Groups: Microsoft Teams is eigenlijk gebouwd bovenop Office 365 Groups en maakt daar in de achtergrond dus ook gebruik van. Dat zorgt ervoor dat je gemakkelijk bij de informatie uit die groep kan komen en daarbij snel en gemakkelijk kan communiceren via de chat. Hou er dus rekening mee dat Office 365 Groups beschikbaar moet zijn binnen de organisatie als je Microsoft Teams wil gebruiken.

Maar hoe zit dit dan met Group conversaties? Heb ik Microsoft Teams dan toch niet nodig? Group conversaties zijn gebaseerd op email en niet op chat. Soms kan het handig zijn om emails te kunnen delen met het hele team, maar chatten is vaak een stuk sneller. Microsoft Teams kun je dus heel goed als communicatietool gebruiken waarbij alle data wordt opgeslagen in Groups.

Conclusie

Microsoft Teams is een applicatie die heel goed aansluit bij of naast het gebruik van Office 365 Groups en Yammer. Met verschillende mogelijkheden om documenten te delen en te communiceren zowel via chat, audio als video. Blijf ook zeker de ontwikkelingen van Microsoft Teams volgen daar integratie met andere tools steeds meer wordt uitgebreid en ontwikkeld. Denk hierbij aan een integratie met OneNote, Planner, PowerBI en Outlook. We zullen hier zeker nog op terugkomen om de integratie met andere tools eens onder de loep te nemen.